Χ

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie dostosowując serwis do Państwa indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym.
W każdym momencie możecie Państwo dokonać zmiany ustawień dotyczących cookies. Więcej szczegółów w naszej Polityce Prywatności.

Jak zoptymalizować proces drukowania w energetyce? Przykład wdrożenia


Unowocześnienie floty urządzeń drukujących, zwiększenie efektywności generowania dokumentów, poprawa bezpieczeństwa obiegu dokumentów i informacji oraz poprawa komfortu i wydajności pracowników – to tylko kilka punktów z listy korzyści, jakie osiągnięto u wiodącego dostawcy ciepła dla Warszawy, dzięki wprowadzeniu rozwiązań z dziedziny optymalizacji druku w formie outsourcingu.

Mamy rok 2009. W biurze tego wiodącego dostawcy ciepła dla Warszawy na każdym praktycznie biurku znajdują się małe urządzenia drukujące, na wybranych dodatkowo skanery, a w kątach stoją tu i ówdzie kopiarki. Sumarycznie na ówczesną „flotę” urządzeń składa się: 37 drukarek sieciowych, 349 drukarek lokalnych (nabiurkowych), 15 urządzeń ksero i 18 skanerów. Mnogość tych urządzeń i brak kompatybilności między nimi z miesiąca na miesiąc generuje coraz większe koszty przy jednoczesnym braku jakiejkolwiek kontroli nad tym, co, gdzie, kiedy i przede wszystkim po co jest drukowane. Remedium na ten kosztogenny problem okazały się rozwiązania z zakresu Optimized Printing Services (OPS).

W pierwszym etapie dokonany został profesjonalny audyt sytuacji zastanej. Miało to na celu określenie potrzeb i wyzwań, jakie powstają w dziedzinie druku i obiegu dokumentów w tym konkretnym przedsiębiorstwie. Na podstawie analizy ilościowej i jakościowej przygotowano profesjonalne rozwiązania optymalizujące działalność firmy w opisywanym zakresie. Analiza ta była niezbędna biorąc pod uwagę, że w opisywanym biurze pracuje na co dzień około 400 osób, a miesięcznie drukowanych jest ponad 120 000 stron w formatach A4 i A3.

Drugi etap rozpoczęto od przeprowadzonej na szeroką skalę wymiany urządzeń drukujących i utworzenia tzw. centralnego punktu reprograficznego. Zainstalowana została odpowiednia ilość urządzeń, spełniająca wymagania firmy w zakresie druku centralnego. W ten sposób niezliczoną liczbę wysokich w kosztach eksploatacji drukarek biurkowych zastąpiono strategicznie rozmieszczonymi urządzeniami wielofunkcyjnymi bizhub C353 oraz bizhub C203. Na korytarzu na każdym piętrze zlokalizowano od jednej do dwóch sztuk tych modeli. Z kolei w centralnym punkcie reprograficznym zainstalowany został model bizhub C652, przeznaczony, dzięki dodatkowym komponentom wykańczającym, do bardziej zaawansowanych zastosowań. Dalej nastąpiła rewolucja w dziedzinie oprogramowania. Bogatą paletę sterowników i oprogramowania różnych producentów przygotowaną pod dziesiątki stosowanych modeli urządzeń zastąpiono jedną i wygodną aplikacją uniwersalną, sterującą procesami druku w całym budynku.

Dzięki wprowadzeniu aplikacji SAFEQ umożliwiona została automatyzacja przekazywanie zadań drukowania do odpowiedniej jednostki w celu zwiększenie efektywność poniesionych kosztów. Wprowadzono także oprogramowania monitorujące wykorzystanie zasobów przez poszczególne działy i poszczególnych użytkowników . Każdy pracownik otrzymał specjalną kartę zbliżeniową, która będąc jego indywidualnym kluczem dostępu do urządzeń, jednocześnie pozwalała na dokładną kontrolę drukowanych zasobów. Dzięki temu zmniejszyła się realna liczba drukowanych stron, co oczywiście nie pozostaje bez znaczenia dla poziomu poniesionych kosztów oraz ochrony zasobów środowiska naturalnego.

W ostatnim etapie zagwarantowany został nadzór nad wprowadzonymi rozwiązaniami, w tym pomoc techniczna oraz stałe zaopatrzenie w materiały eksploatacyjne, takie jak papier czy też toner. Dodatkowo dostawca oddelegował pracownika dedykowanego właśnie opisanemu wdrożeniu, tak aby czuwał on nad całością wprowadzonych rozwiązań i proponował kolejne pomysły na optymalizację środowiska. Wprowadzenie tego typu outsourcingu procesów generowania dokumentów znacząco poprawiło ich jakość i komfort pracy z urządzeniami drukującymi oraz pozwoliło na wydajniejsze zarządzanie zasobami ludzkimi.

Bardzo ważnym elementem procesu optymalizacji okazało się wprowadzenie centralnego punktu reprograficznego. Dzięki implementacji tego rozwiązania udało się bardziej zaawansowane prace, które dotychczas zlecano podmiotom zewnętrznym, produkować własnym sumptem. Podniosło to jakość tworzonych prac, zmniejszyło koszty oraz znacząco skróciło czas oczekiwania na efekt końcowy. Udało się to dzięki wprowadzeniu modelu bizhub C652 z komponentami rozszerzającymi oraz dodatkowo dwóch ploterów, które poszerzyły wachlarz możliwości technicznych tego centralnego punktu drukowania.

- Obecnie z usług centrum reprograficznego korzystają zakłady na Ochocie, Mokotowie, Pradze Płn. Rekordzistą jest Biuro Zamówień Publicznych, które powiela tu swoje materiały i dokumenty przetargowe. Myślę, że 70 proc. wszystkich prac, są to prace zlecone przez biuro – mówi przedstawiciel zleceniodawcy.

Przy wprowadzaniu rozwiązań z zakresu OPS duży akcent położono także na maksymalizację bezpieczeństwa obiegu dokumentów. Dzięki natywnym, a także intuicyjnym rozwiązaniom zastosowanych aplikacji, uzyskano optymalny efekt w tym zakresie. Pracownicy otrzymali indywidualnie przypisane uprawnienia do poszczególnych zasobów, dzięki czemu precyzyjnie udało się wyznaczyć grupy dokumentów, do których dostęp mają poszczególne działy oraz ograniczono niekontrolowany obieg dokumentów w centrali firmy.

Biorąc pod uwagę powyższe nie dziwi więc fakt, że klient już wkrótce wprowadził podobne rozwiązania w swoich oddziałach, w tym w biurach obsługi klienta. Wprowadzono tam urządzenia typu bizhub C280 oraz bizhub C25. Przy jednoczesnym wdrożeniu oprogramowania SAFEQ Professional oraz usługi OPS Monitor przyniosło to zauważalny wzrost produktywności w obszarze obsługi klienta oraz zmniejszyło liczbę druków.

- Rozwiązania OPS zawsze dążą do maksymalizacji efektywność procesów drukowania, a przez to znalezienia realnych oszczędności na tym procesie – mówi Paweł Grzyb, Kierownik Rozwoju Produktu Konica Minolta Business Solutions Polska. Ciągle jednak wiele polskich firm nie dostrzega tej możliwości znalezienia oszczędności oraz podniesienia wydajności pracy. Mam nadzieję, że po zapoznaniu się z konkretnymi przykładami wdrożeń, jak np. ten opisany powyżej, wiele firm zdecyduje się na wprowadzenie podobnych rozwiązań na swoim własnym podwórku – kontynuuje.

Przedstawione wdrożenie pokazuje liczne korzyści, jakie można osiągnąć poprzez wprowadzenie rozwiązań typu OPS. Unifikacja sprzętu, redukcja kosztów ponoszonych na wydruki oraz podniesienie wydajności pracowników to najważniejsze z nich. Już po sześciu miesiącach od przeprowadzenie pierwszej fazy w omawianej firmie odczuwalna była różnica w kosztach wydruków oraz w komforcie pracy z nimi. Średnio na rozwiązaniach OPS udało się zredukować koszty o 25 % w stosunku do sytuacji pierwotnej, co oznaczało oszczędności na poziomie co najmniej 100 000 zł w skali roku.

Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.

ul. Muszkieterów 15

02-273, Warszawa

Tel: +48 22 560 3300, Fax: +48 22 560 3303

Powrót do serwisu Konica Minolta